Descubra como organizar sua clínica/consultório.

A organização sempre foi uma peça fundamental para qualquer negócio, e na odontologia não é diferente. É necessário que o profissional se organize perante agenda de consultas, financeiro, datas de aniversário dos pacientes e fornecedores, manter um ambiente limpo, pagar as contas em dia, dentre outras funções que fazem uma enorme diferença.

Geralmente, os profissionais da odontologia que optam por abrir o seu próprio negócio  ganham deveres e obrigações que não estavam preparados para ter, no caso da administração. Para ter sucesso no consultório é necessário muito mais que bom profissional na odontologia, é importante ser um administrador e empreendedor, isso a faculdade esqueceu de te ensinar.

O fato de não ter uma matéria voltada para a administração do consultório na  graduação, deve ser um empecilho para que os profissionais de odontologia possam administrar seus negócios corretamente. Posto isto, é interessante o dentista fazer cursos complementares, e as experiências do dia a dia pode contribuir para que exista melhorias frequentemente.

Desta forma, apresentamos a vocês, dicas para o profissional que precisa administrar uma clínica/consultório sozinho. Essas valiosas dicas, se adotadas na rotina, vai trazer bons resultados, tornar o trabalho muito mais acessível e menos estressante.

> Inove sua agenda:

Todos nós sabemos que existe muita gente que ainda é adepta da tal agenda de papel. Mas, temos várias outras opções que podem ser bem mais úteis do que a sua agenda de papel, além de ajudar o meio ambiente, ajuda também a sua organização, e a deixar o ambiente mais harmonioso sem aqueles papéis soltos pela mesa, e a sua secretária agradece!

A agenda eletrônica permite que a secretária não erre na hora de marcar um horário para dois pacientes, facilita que você tenha em mãos os dados dos pacientes para qualquer urgência, e além disso, os próprios profissionais podem acessar os seus horários de qualquer lugar.

  Quanto mais conseguir agilizar as atividades da recepção, mais seu atendimento será enérgico e mais satisfeito seu paciente ficará.

> Facilite a análise dos relatórios de sua clínica ou consultório:

Produzir tabelas e planilhas para organizar a disponibilidade dos pacientes com as datas em aberto para uma consulta. Essa é uma área também bastante auxiliada por softwares de gestão, que tornam a montagem de relatórios muito mais rápida e eficaz.

Com a aplicação de um software de gestão, o dentista ou o gestor pode prontamente gerar o relatório do mês, da semana ou diário além de visualizar outras informações, como fazer a revisão dos prontuários, o controle dos convênios, checar a quantidade de consultas realizadas e analisar as formas de pagamento. Esses dados permitem que as decisões sejam tomadas de maneira mais assertiva e que a gestão da clínica seja mais adequada.

O mais relevante disso tudo é que não é necessário estar presente fisicamente na clínica para ter acesso a essas informações. O dentista responsável pela clínica pode acessar essas informações de qualquer local que estiver, bastando ter em mãos um dispositivo com acesso à internet como foi falado acima.

Nesse ambiente onde os dados estão salvos, e que podem ser acessados de qualquer lugar é chamado de nuvem que é interligado ao conceito de cloud computing. Vale ressaltar que grande parte dos softwares de gestão fazem automaticamente o backup de todas essas informações de tempo em tempo, evitando que os dados venham a ser perdidos por erros e também por invasões no sistema.

> Priorize seu atendimento

O vínculo de dentista e paciente é fundamental para que a clínica ou o consultório funcione bem e, por isso, deve ser prioridade. É sempre bom ter em mãos todo o histórico do paciente, ou também, ler ele um pouco antes de começar o atendimento, para quando for falar com o paciente não precisar ler o histórico enquanto fala com ele, o paciente gosta de saber que você sabe do que está se passando com ele sem usar as frases do tipo “na última consulta nós fizemos tal coisa né?” exclua esse vocabulário do questionamento, leia antes da consulta e chegue falando “hoje vamos fazer o procedimento X” e em seguida explique o porquê, dessa forma, você consegue oferecer um atendimento muito mais personalizado e o paciente  tende a confiar mais no profissional e a sentir-se mais satisfeito.

Além disso, os pacientes bem atendidos, além de retornarem à clínica, também a indicarão para seus familiares, amigos e conhecidos de um modo geral.

> Organize seus relatórios de faturamento.

Para não gastar muitas horas fechando o faturamento de infinitos planos odontológicos mensalmente, um sistema de qualidade pode cair feito uma luva para sua clínica ou consultório. O software pode também ajudar no controle de contas a receber e a pagar, fazer o acompanhamento dos recibos, e ações importantes para que a clínica mantenha suas contas em dia. Tudo isso de forma prática e rápida.  

Outra dica importante é que você não retire dinheiro do caixa para os seus gastos pessoais. A ideia é que o dentista  gestor da clínica tenha um salário mensal, previamente definido, e que utilize desse dinheiro para suas despesas. Afinal, retirar dinheiro do caixa, por menor que seja a quantia, pode causar erros no fluxo de caixa do consultório.

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> Use os dados a seu favor

Utilize os dados da sua clínica para planejar estratégias de marketing e, a partir disso, conquistar novos pacientes e fidelizar os já existentes. Dessa forma, é possível identificar o perfil de pacientes, a recorrência dos históricos e os tipos de reclamações mais realizadas a fim de realizar campanhas direcionadas.

Nessa perspectiva, vale a pena recordar que o marketing dentista/paciente é um instrumento utilizado para agregar valor ao paciente, além de também colaborar na organização da clínica ou consultório e trazer mais retorno para os sócios.

Um exemplo de ação de marketing e relações públicas que não custam nada e que podem ser realizadas somente com dados dos pacientes  e um celular, o envio de mensagens parabenizando-os no dia de seus aniversários, datas comemorativas como o Natal, Páscoa, Dia das Mães, Dia dos Pais, entre tantas outras. Para isso, também é importante possuir um calendário editorial bastante completo.

> Invista em Marketing

Existe um velho ditado popular que se diz “quem não é visto, não é lembrado” e existe também o “quem avisa amigo é”. Sendo assim, é necessário que você invista em marketing para que sua clínica ou consultório seja visto pelas pessoas e que as mesmas o conheçam quando procurar os serviços que você oferece.

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> Tenha uma equipe capacitada

Dificilmente você vai achar um profissional que se encaixe perfeitamente em um determinado cargo, sempre terá que moldar o mesmo para se habituar e se entrosar cada vez mais com a equipe e com as tarefas destinadas a ele.

Todos os profissionais que fazem parte da sua equipe/clínica, a secretária, enfermeiros e técnicos em enfermagem precisam ser treinados e qualificados para saber como agir com os pacientes.

Promover cursos, treinamentos, palestras motivacionais, pode ser uma excelente ideia para capacitar a sua equipe, quem ganha com isso tudo é você, apresentando ao paciente segurança, confiança, um atendimento excepcional, e profissionais que sabem de todas as necessidades dos pacientes.

> Organize o tempo de cada consulta

Todos nós sabemos o quão desconfortável é ficar esperando em um compromisso que você chegou pontual não é mesmo? E na odontologia isso não é diferente.

Frise a ideia que “É melhor 1 pássaro na mão do que dois voando”, sendo assim, não adianta marcar 10 pacientes na parte da manhã, sendo que você atrasou TODAS as consultas por conta do primeiro paciente. Desta forma, mantenha uma linha de organização, tenha uma “folga” de uns 15 minutos entre um paciente e outro.

Evite marcar consulta de última hora, pois isso acaba gerando um transtorno! Saber o que conversar com o paciente também é uma coisa que precisa ser pensada estrategicamente para não exceder o tempo da consulta.

Baixe aqui a sua planilha de custos.